Proses Siklus Produksi, Siklus HRD Dan Manajemen SDM, Siklus Pendapatan, Siklus Penjualan, Dan Siklus Buku Besar Dan Pelaporan.

-  Siklus produksi:

Aktivitas produksi pada umumnya adalah aktivitas mengubah bahan baku menjadi bahan jadi. Hal ini hanya terjadi pada perusahaan manufaktur (industri). Siklus produksi memiliki rangkaian aktivitas yang di selenggarakan secara bertahap.

Aktivitas-Aktivitas Siklus Produksi

• Informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu merupakan input penting dalam keputusan mengenai hal-hal berikut ini :

• Bauran produk

• Penetapan harga produk

• Alokasi dan perencanaan sumber daya (contoh apakah membuat atau membeli)

• Manajemen Biaya

• Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

• Perancangan Produk

• Perencanaan dan Penjadwalan

• Operasi Produksi

• Akuntansi Biaya

Perancangan Produk  (Aktivitas 1)

• Langkah pertama dalam  siklus produksi adalah Perancangan produk.

• Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.

Perencanaan dan Penjadwalan (aktivitas 2)

• Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan.

• Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.

Operasi Produksi (Aktivitas 3)

• Computer-Integrated Manufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh kompute, untuk mengurangi biaya produksi.

• Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut ini dari operasi produksinya :

1. Bahan baku yang digunakan

2. Jam tenaga kerja yang digunakan

3. Operasi mesin yang dilakukan

4. Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi

Akuntansi Biaya (Aktivitas 4)

• Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya.

• Apakah tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ?

1. Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari operasi produksi

2. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk.

3. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

 Apakah ancaman-ancamannya ?

– Transaksi yang tidak diotorisasi

– Pencurian atau pengrusakan persediaan dan aktiva tetap

– Kesalahan pencatatan dan posting

– Kehilangan data

– Masalah tidak efisien dan pengendalian kualitas

• Apakah prosedur pengendalian itu ?

– Ramalan penjualan yang akurat dan catatan persediaan

– Otorisasi produksi

– Larangan akses ke program perencanaan produksi dan ke dokumen pesanan produksi yang kosong

– Tinjauan dan persetujuan biaya aktiva moda

-  Siklus HRD atau manajemen SDM:

• Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus manajement sdm ?

1. Perbarui File Induk Penggajian

2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak

3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran

4. Mempersiapkan Penggajian

5. Membayar Gaji

6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain

Perbarui File Induk Penggajian (Aktivitas 1)

• Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.

• Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.

Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak (Aktivitas 2)

• Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.

• Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3)

• Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran pegawai.

• Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.

Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4)

• Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.

• Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..

• Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.

• Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.

Membayar Gaji (Aktivitas 5)

• Aktivitas kelima adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.

• Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.

Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)

• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung

• Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.

• Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.

Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7)

• Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.

• Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.

-  Siklus pendapatan:

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

• Apa sajakah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?

1 Entri pesanan penjualan

2 Pengiriman

3 Penagihan dan Piutang Usaha

4 Penagihan Kas

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan:

Entri Pesanan Penjualan

Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:

1. Mengambil pesanan dari pelanggan

2. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

3. Memeriksa ketersediaan persediaan

 Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:

1. Mengambil dan mengepak pesanan

2. Mengirim pesanan tersebut

Penagihan dan Piutang Usaha

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:

1. Penagihan ke para pelanggan

2. Memelihara data piutang usaha

Penagihan Kas

Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:

1. Menangani kiriman uang pelanggan

2. Menyimpannya ke bank

-  Siklus buku besar dan pelaporan

Siklus buku besar umum dan pelaporan keuangan, menyediakan informasi untuk serangkaian laporan keuangan mengenai suatu lingkungan akunting.

Semua sistem buku besar umum harus melaksanakan :

1. Mengumpulkan data transaksi

2. Memproses arus masuk transaksi

3. Menyimpan data transaksi

4. Melakukan pengendalian akunting

5. Menyediakan laporan keuangan

6. Mengklasifikasikan dan mengkodekan data dan perkiraan transaksi

Sumber Data dan Masukan

Sistem buku umum menerima masukan dari berbagai macam sumber.

Sumber-sumber masukan buku besar umum adalah transaksi-transaksi keuangan yang secara tradisional telah dimasukkan ke dalam buku besar umum, yaitu :

• Tranaksi tidak rutin yang terjadi selama periode akunting.

• Transaksi penyesuaian akhir periode yang : (a) berulang dan (b) tidak berulang.

• Transaksi balikan (Reversing transaction).

Bentuk-Bentuk Masukan

• Sistem Manual . Dokumen sumber primer bagi system buku besar umum adalah lembar jurnal buku besar umum yang secara umum menggantikan lembar jurnal umum. Lembar jurnal biasanya disiapkan untuk setiap transaksi tidak rutin, penyesuaian, dan balikan. Lembar jurnal sering disapkan untuk meringkaskan hasil setumpuk transaksi rutin yang telah dimasukkan ke jurnal-jurnal khusus secara manual.

• Sistem Berdasarkan Komputer . Bentuknya berbeda dengan bentuk yang digunakan pada sistem manual.

Arus dan Pemrosesan Data

Dalam sistem tradisional, data transaksi mengalir ke dalam jurnal (baik jurnal khusus maupun jurnal umum), kemudian dibukukan ke buku besar pembantu, dan akhir dibukukan ke buku pembantu dan akhirnya dibukukan ke buku besar umum.

Dalam sistem berdasarkan komputer, data transaksi dimasukkan ke dari formulir dan untuk sementara disimpan di pita magnetik atau dipiringan magnetik.

Data Base

Data base yang menyangkut sistem buku besar umum dan pelaporan keuangan berisikan berbagai arsip induk, arsip transaksi, dan arsip riwayat. Disamping data keuangan mengenai status berjalan dan peristiwa-peristiwa yang lalu, data base juga memuat data yang dianggarkan yang berkaitan dengan operasi dan status masa depan yang direncanakan. Walaupun kandungan dan juga komposisi persisnya akan berbeda untuk setiap perusahaan arsip-arsip berikut cukup mewakili :

1. Arsip Induk Buku Besar Umum

2. Arsip Riwayat Buku Besar Umum

3. Arsip Induk Pusat Tanggungjawab

4. Arsip Induk Anggaran

5. Arsip Format Lapangan Keuangan

6. Arsip Lembar Jurnal Berjalan

7. Arsip Riwayat Lembar Jurnal.

Pengendalian Akunting

Sistem buku besar umum diharapkan menyediakan laporan-laporan yang andal bagi berbaga macam pengguna. Maka dari itu, sistem ini harus secara independent harus memeriksa sistem-sitem pemrosesan transaksi komponen, secara cermat memantau rangkaian transaksi non-rutin yang diterimanya dan secara akurat mencatat dan membukukan data dari semua transaksi.

- SIKLUS PENGELUARAN

Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total untuk pembelian dan pemeliharaan persediaan, pasokan, dan berbagai jasa yang diperlukan untuk menjalankan organisasi

Pembelian

Fungsi yang terkait dengan proses pembelian :

Gudang/Bagian Lain

Pembelian

Penerimaan

Hutang Dagang

Kasir/Pembayaran

Gudang

Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bag. Penerimaan, bag, Gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bag. Pembelian.

Pembelian

Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.

Bagian Penerimaan

Bag. Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag. Gudang untuk meminta persetujuannya.

Bagian Hutang Dagang

Bagian Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.

Bagian Kasir

Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag. Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.

Aplikasi Pembelian Dalam Lingkungan PDE

Pengumpulan data

Sama seperti siklus penjualan, semua data yang akan masuk ke dalam sistem harus di ubah menjadi machine readable form. Ada beberapa cara dalam mengumpulkan data, antara lain : semua dokumen PR dikumpulkan dan diberikan kepada seorang pegawai PDE untuk dientry atau tiap bagian mempunyai komputer on-line yang digunakan untuk mengisi PR secara on-line, atau yang lebih canggih, komputer dapat secara langsung membuat PR jika mendeteksi adanya kekurangan persediaan di Gudang.

Untuk bagian penerimaan juga diperlukan perubahan data, caranya adalah menempatkan unit komputer on-line di bag. Penerimaan. Jika barang datang, petugas hanya memasukkan no. PO kemudian mencocokkan dengan barang yang diterima dan membuat beberapa perubahan yang perlu.

Untuk bagian penagihan sama, cara yang paling efektif adalah petugas memasukkan no. PO ke dalam sistem, kemudian sistem akan terhubung ke file PO dan file Penerimaan, sehingga komputer akan dapat menampilkan isi dari suatu faktur. Kemudian petugas membandingkannya dengan faktur yang diterima dan membuat beberapa perubahan faktur yang ditampilkan oleh komputer.

Pemrosesan awal data

Semua data yang ada dimasukkan ke dalam sistem, digabungkan, diurut, dan di edit untuk kemudian di validasi.

Pemrosesan lanjut

Jika semua sudah valid dan beberapa perubahan yang perlu sudah dilaksanakan, maka bag. Pembelian memasukkan kode untuk mensahkan PR dan kemudian mencetak PO. Cara yang sama dilakukan pada bag. Penerimaan. Begitu pula bag. Hutang Dagang, disana faktur di cek setelah itu disahkan dengan memasukkan kode tertentu.

Update data

Dalam pemrosessan batch maupun on-line, tiap-tiap kelompok data transaksi dimasukkan kedalam suatu file transaksi.

Untuk dok. PR, PR yang telah disahkan di update ke file inventory (untuk merubah data pada field “barang sedang dipesan”).

Untuk Laporan Penerimaan di update ke file pemasok (untuk melihat kinerja pemasok), dan file inventori (untuk menambahkan jumlah persediaan).

Judul Buku: Sistem Informasi Akutansi

Nama Pengarang: Sri Dewi Anggadini

Halaman: 165-205

Judul Buku: Sistem Informasi Akutansi

Nama Pengarang : Dasaratha V Rama

Halaman:23-26

JENIS-JENIS MODEL SISTEM PERDAGANGAN DI INTERNET

E-BUSINESS

Model-model yang berkembang mengenai e-business, yang dengan demikian berlaku juga untuk eprocurement. E-procurement adalah salah satu pengembangan e-commerce yang mulai berkembang pada akhir abad-20 ini dan tidak diragukan lagi akan terus berkembang dengan pesat pada permulaan abad-21 ini. E-Procurement is a fully automated internet-based, self service application that streamlines the transactions between buyers and suppliers, and provides key information for strategic analysis.

Adapun model-model E-Business dapat dikategorikan menjadi 10 Model bisnis yaitu :

1. Virtual Storefront  yang menjual produk fisik atau jasa secara online, sedangkan pengirimannya menggunakan sarana - sarana tradisional, seperti jasa posdan kurir. Misalnya, Amazon.com, Virtual vineyards, Security first, Network bank, dll.

2. Marketplace Concentrator  yaitu yang memusatkan mengenai informasi produk dan jasa dari beberapa produsen pada satu titik sentral. Pembeli dapat mencari, membanding - bandingkan dan kadangkala juga melakukan transaksi pembelian. Misalnya, Internet mall, DealerNet, Industrial marketplace, Insuremarket, dll

3. Information Brokerme  yaitu menyediakan informasi mengenai produk, harga dan ketersediaannya dan terkadang menyediakan fasilitas transaksi. Namun nilai utamanya adalah informasi yang disediakan. Misalnya : Partnet, Travelocity, Auto by Tei, dll.

4. Transaction Broker  yaitu pembeli dapat mengamati berbagai tarif dan syarat pembelian, namun aktifitas bisnis utamanya adalah memfasilitasi transaksi. Misalnya : etrade, ameritrade, dll.

5. Electronic Clearinghouses  yaitu menyediakan suasana seperti tempat lelang produk, dimana harga dan ketersediaan selalu berubah tergantung pada reaksi konsumen. Misalnya : Bid.com, Onsile, dll.

6. Reverse auction  yaitu konsumen mengajukan tawaran kepada berbagai penjual untuk membeli barang atau jasa dengan harga yang disfesifikasi oleh pembeli.

7. Digital Product Delivery  yaitu menjual dan mengirim perangkat lunak, multimedia, dan produk digital lainnya lewat internet.

8. Content Provider  yaitu yang memperoleh pendapatan melalui penyediaan kontan, pendapatan dapat dihasilkan dari biaya langganan atau biaya akses.

9. Online Service Provider  yaitu menyediakan layanan dan dukungan bagi para pemakai perangkat lunak dan perangkat keras. Misalnya, Telkomnet speedy, Indosat m2, dll.

10.pemerintah kepada masyarakat 

sistem onlin yg memenuhi setiap kebutuhan masyarakatnya dalammemenuhin kebutuhan hidup masyarakat nya dalam business atau e-commers. 

Ada 4 model pokok yang berkembang dalam revolusi internet ini yang juga dinamakan the New Economy, yaitu :

1. Business-to-Business (B2B)

Adalah model perusahaan yang menjual barang atau jasa pada perusahaan lain. Ini diperkirakan sedang berkembang dengan cepat dari segi volume dan nilai perdagangan, jauh melebihi model - model yang lain.

2. Business-to-Cunsumer (B2C)

Ini adalah model perusahaan yang menjual barang atau jasa pada pasar atau publik.

Contoh misalnya Amazon.com Inc. (www.amazon.com) yang menjual buku, yang mempunyai koleksi tidak kurang dari 4,5 juta judul buku.

3. Consumer-to-Consumer (C2C)

Ini adalah model perorangan yang menjual barang atau jasa kepada perorangan juga.

Contoh adalah eBay Inc (www.ebay.com), suatu perusahaan yang menyelenggarakan lelang melalui internet. Melalui perusahaan ini, perorangan dapat menjual atau membeli dari perorangan lain melalui internet.

4. Consumer-to-Business (C2B)

Ini adalah model perorangan yang menjual barang atau jasa kepada perusahaan.

Contoh ialah Priceline (www.priceline.com), dimana konsumen menawarkan harga tertentu dimana ia menginginkan membeli berbagai barang dan jasa, termasuk tiket pesawat terbang dan hotel.

Dalam perkembangannya, perlu dibedakan antara B2B E-Commerce danB2B Exchange. Keduanya memang menggunakan teknologi internet, namun mempunyai cara dan pasar yang berbeda, seperti dijelaskan di bawah ini.

1. B2B E-Commerce.

Bentuk ini menawarkan penjualan atau pembelian dalam bentuk maya tetapi oleh satu perusahaan pada perusahaan lain saja. Jadi tidak terbuka untuk banyak perusahaan agar dapat ikut.

2. B2B Exchange.

Sedangkan bentuk ini ialah padanan dari stock exchange misalnya, dimana transaksi terbuka untuk semua perusahaan yang mau melakukannya. JadiB2B Exchange adalah suatu jaringan dimana banyak pembeli dan banyak penjual dapat bertemu di ruang perdagangan maya.

Mengenai cara pembayaran, sesuai dengan cara transaksinya sendiri, juga secara maya (virtual), apakah dalam bentuk L/C, money transfer, credit card, P-Cards atau instrumen lain.

Untuk dapat menangkap dimensi ruang lingkup pengertian e-business, cara yang sering digunakan adalah menggunakan prinsip 4W, yaitu :

a. What = menjelaskan tentang aktifitas apa saja yang ada dalam e-business

b. Who = menjelaskan siapa saja yang terlibat dalam aktifis e-bussiness

c. Whare = menjelaskan dimana saja aktifitas bisnis dapat dilakukan

d. Why = menjelaskan mengapa para praktisi bisnis diseluruh dunia sepakat   mengimplementasikan e-business

Kelebihan dan kekurangan e-Business

Kelebihan E-business

1. Revenue Stream (aliran pendapatan) baru yang mungkin lebih menjanjikan dan tidak bisa ditemui di sistem transaksi tradisional.

2. Dapat meningkatkan market exposure (pangsa pasar).

3. Menurunkan biaya operasional (operating cost).

4. Melebarkan jangkauan (global reach).

5. Meningkatkan customer loyality.

6. Memperpendek waktu produksi.

7. Meningkatkan value chain (mata rantai pendapatan)

Kekurangan  E-Businnes :

1. Pencurian informasi rahasia yang berharga. Gangguan yang timbul bisa menyingkap semua informasi rahasia tersebut kepada pihak-pihak yang tidak berhak dan dapat mengakibatkan kerugian yang besar bagi si korban.

2. Kehilangan kesempatan bisnis karena gangguan pelayanan. Kesalahan ini bersifat kesalahan non-teknis seperti aliran listrik tiba-tiba padam atau jaringan yang tidak berfungsi.

3. Kehilangan kepercayaan dari para konsumen. Ini karena berbagai macam faktor seperti usaha yang dilakukan dengan sengaja oleh pihak lain yang berusaha menjatuhkan reputasi perusahaan tersebut.

4. Penggunaan akses ke sumber oleh pihak yang tidak berhak. Misalkan pembobolan sebuah sistem perbankan oleh hacker, kemudian memindahkan sejumlah rekening orang lain ke rekeningnya sendiri.

5. Kerugian yang tidak terduga. Disebabkan oleh gangguan yang dilakukan dengan sengaja, ketidakjujuran, praktek bisnis yang tidak benar, dan kesalahan faktor manusia atau kesalahan sistem elektronik.

Siklus Penggajian , Manajemen SDM dan Strategi pengembangan SIA

SIKLUS PENGGAJIAN

Proses penggajian ditentukan oleh hukum dengan sanksi hukuman penjara untuk kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan yang memadai. Pada hokum mana pun, kelalaian tidak dapat diampuni. Adalah tanggung jawab analis system untuk selalu menjaga agar dapat sesuai dengan hukum.

-          PERSONEL

Persone(jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam penggajian perusahaan, melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi semua potongan dari pembayaran. Semua perubahan seperti penambahan atau penghapusan karyawan, perubahan tarif pembayaran atau perubahan level potongan dari pembayaran, harus diotorisasi oleh personel kantor. Fungsi personel berbeda dengan pencatatan waktu dan fungsi penyiapan gaji.

-          PENCATATAN WAKTU

Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunaka laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja (job-time ticket). Pencatatan waktu bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengelola kartu pencatatan waktu atau laporan kehadiran rekonsiliasi data tersebut dengan laporan ringkasan waktu kerja yang diterima dari produksi. Karyawan yang digaji bulanan (salaried empolyee) tidak mengunakaan dasar jam seperti halnya karyawan yang bekerja dengan ukuran jam, jika tidak ada kebutuhan akuntansi akan pencatatan waktu ini, maka diperlukan persetujuan dari supervisor untuk memulai proses penggajian. Jika karyawan digaji bulanan, diperlukan laporan kehadiaran.

-          PENGGAJIAN

Departemen penggajian bertanggung jawab untuk perhitungan sesungguhnya dan menyiapkan penggajian. Data personel diterima dari kantor personel. Laporan kehadiran diterima dari pencatat waktu. Slip gaji dikirimkan ke pengeluaran kas untuk ditanda tangani, ditinjau, dan didistribusikan. Tembusan register penggajian dikirim ke hutang dagang untuk memulai pencatatan suatau voucher penggajian.

·         Penggunaan rekening penggajian imprest secara terpisah untuk slip gaji untuk memudahkan rekosiliasi

·         Rekonsiliasi independen dari laopran bank rekening penggajian

·         Penggunaan master pembayaran master pembayaran independen. Orang yang mendistribusikan pembayaran independen dari personel, pencatat waktu, dan menyiapkan gaji. Personel kantor, departemen pencatat waktu atau departemen penggajian tidak mempunyai akses slip gaji yang dikeluarkan.

-          PERSYARATAN PEMROSESAN PENGGAJIAN

Register atau jurnal penggajian harus dikelola untuk mendokumentasikan gaji sesungguhnya. File-file yang diperlukan untuk laporan pemerintah, table pajak yang digunakan dalam pemrosesan, pension, perencanaan tunjangan kesehatan dan perencanaan yang sejenis merupakan contoh informasi yang diperlukan untuk mendukung prosedure penggajian

            Social security dan aturan pajak lainnya menetaokan beberapa pajak berdasarkan penggajian. Federal insurance Contribution Act (F.I.C.A) menetapkan bahwa karyawan akan memperoleh kontribusi dana yang sama untuk usia tua, keselamatan, cacat, dn tunjangan asuransi rumah sakit untuk setiap individu dan keluarganya.

            Federal Social Security Act dan Federal Unemployment Tax Act menyediakan perencanaan asuransi untuk penggguran. Tunjangan pengagguran disediakan oleh system yang dibuat oleh negra bagian masing-masing. Pendapatan dari pemerintah federal di bawah undang-undang digunakan untuk menutup biaya administrasi Negara bagian dan perencanaan pengagguran federal, sama juga untuk menyediakan tambahan tunjangan bafi pengguran. Banyak negara bagian memiliki perancanaan tariff manfaat yang mengizinkan pengurangan dalam tarif pajak untuk perusahaan yang membuat pencatatan yang tetap. Perusahaan harus memperhatikan potongan pajak yang dikenakan pada semua karyawan. Perbedaaan tampak antar karyawan dengan kontraktor independen.

            Pada akhir setiap kuartal, perusahaan perlu menyimpan pengembalian kuartalan dari form 941 atau 9841A dan membayar saldo pajak yang belum didepositkan. Jika pjak telah didepositkan semuanya, tambahan 10 hari masih diperbolehkan. Pengembalian ini digunakan untuk menutup laba yang ditahan dan pajak F.I.C.A untuk semua karyawan.

MANAJEMEN SDM (SUMBER DAYA MANUSIA)

-           PEMROSESAN SDM PADA SAP R/3

Modul sumber daya manusia pada SAP R/3 termasuk komponen yang menangani tujuan yang telah yang dinyatakan sebelumya secara terintegrasi, pada lingkungan online. Data sumber daya manusia  tersedia segera bagi orang yang telah memiliki otorisasi untuk menggunakan semua data sumber daya manusia secara online. Komponen sumber daya manusia dapet diimplementasikan secara mandiri  ataupun secara terintegrasi dengan modul yang lain, seperti modul perencanaan dan pengendalian produksi atau modul pemeliharaan pabrik.

SAP R/3 terdiri dari dua modul sumber daya manusia. Modul administrasi personel (HR-PA), yang berisi pengelolaan karyawan, seperti detail karyawan , data gaji, dan data kinerja karyawan. Modul perencanaan pengembangan personel (HR-PD) memyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur. Struktur organisasi diwakili dengan hierarki administratif di mana setiap unit pada perusahaan melapor ke unit organisasi pusat. Tipe hubungan hierarki ini dikenal dengan nama orang tua-anak(parent child) atau hubungan subordinasi-orang tua(parent-subordinate relationship). Suatu unit dapat berupa suatu cabang, departemen, tim proyek, dan sebagainya. Setiap unit dilakukan olerh manajer dan setip unit dialokasikan posisinya ke karyawan individual yang ditugaskan. Fungsi lain pada HR-PD meliputi tempat kerja dan deskripsi pekerjaan, informasi perencanaan karier, dan perencanaan shift. Modul ini biasanyadiimplentasikan pada perusahaan pemanufkturan atau jasa dimana karyawan bekerja dengan shift dan memonitor kehadiran adlah opersai manajemen yang kritis. Komponen ini dapat diiplementasikan dengan menggunakan pencatatan waktu positif dan negatif. Pencatatan waktu negatif tidak begitu kompleks karena hanya ada pengecualian saja yang perlu dicatat. Pada pencatatan waktu positif, semua informasi kehadiran dan ketidakhadiran harus dimasukkan. Cara ini memerlukan suatu sistem, misal kartu pecatat waktu atau kartu elektronik, untuk mencatat informasi yang diperlukan.

Komponen penggajian dapat menghitung pembayaran berdasarkan informasi akumulasi kehadiran pada komponen waktu atau berdasarkan jumlah yang tetap per periode pembayaran. Pengurangan untuk pajak, pembayaran medis, dan sebagainya dibuat berdasarkan variasi tipe penggajian yang telah didefinisikan sebelumnya. Penggunaan tipe data yang telah didefinisikan atau cetak biru merupakan karakteristik penting dari sistem ERP seperti SAP R/3.

Komponen biaya perjalanan dari HR-PA digunakan untuk memproses biaya karyawan. Data biaya dimasukkan dan diotorisasi dan membayar jumlah yang benar ke rekening karyawan di bank. Modul ini dapat mencatat detail pelamar dan kemajuan yang telah dibuat dengan memproses lamarannya. Modul ini dapat menghubungkan pelamar dengan sumber yang menyebabkan mereka melamar, seperti iklan di surat kabar. Hal ini memungkinkan manajer sumber daya manusia mengevaluasi efisiensi dari metode rekrutmen yang berbeda.

STRUKTUR DATA SDM

Struktur data memberikan dasar penyimpanan dan manipulasi data. Struktur data sumber daya manusia terdiri dari tiga elemen :

·         Data master sumber daya manusia

·         Organisasi  data sumber daya manusia

·         Tujuan sumber daya manusia

DATA MASTER

Pada banyak proses bisnis, data pada record master sering direferensikan, tetapi jarang diganti. Sebagai contoh, perubahan master data karyawan mengikuti perubahan hidup dan karier yang terjadi.

ORGANISASI DATA

Infotype adalah istilah dalam SAP yang menunjukkan kumpulan field data yang dikelompokkan bersaa-sama untuk ditampilkan. Dalam istilah database, infotype adalah suatu segmen. Infotype yang baru atau yang disesuaikan dengan kebutuhan dapat didefinisikan seperlunya. SAP R/ 3 menawarkan sejumlah infotype yang khusus untuk sistem pajak atau sistem tunjangan dari berbagai negara. Dan mudah

Sistem mempunyai fungsi untuk membuat dan memanipulasi infotype dan juga menampilkannya. Event personel adalah sebuah grup infotype. Event personel secara khusus dirancang untuk digunakan di dalam perusahaan dan mudah disesuaikan dalam R/ 3. Sebagai contoh, event memperoleh tenaga kerja dicatat sebagai transaksi dengan measukkan semua infotype yang diperlukan untuk membuat karyawan yang baru. Sistem juga menghitung tanggal berakhirnya periode percobaan karyawan baru. Sistem juga dapat membuat posisi kosong jika karyawan yang ada dalam posisi itu dipindahkan atau keluar dari organisasi.

OBJEK SDM

Kode untuk objek karyawan adalah “P”. Kode untuk objek pekerjaan adalah “C”. Suatu pekerjaan tidak identik dengan posisi sesungguhnya dalam organisasi suber daya manusia. Kode untuk objek kualifikasi adalah “Q”. Kualifikasi adalah keahlian yang diperlukan untuk suatu pekerjaan, seperti tingkat pendidikan, pengalaman kerja atau kemampuan. Kode untuk unit organisasi adalah “O”. Suatu unit organisasi adalah wilayah atau bagian dari organisasi, seperti departemen akuntansi. Kode untuk objek posisi adalah “S”. Suatu posisi adalah pekerjaan yang diberikan dalam suatu unit organisasi. Kode untuk objek pusat biaya adalah “K”. Data pusat biaya digunakan untuk mendapatkan dan menentukan biaya sumber daya manusia yang terjadi. Sebagai contoh, biaya yang sering dibebankan ke pusat biaya.

STRATEGI PENGEMBANGAN SIA

Sistem informasi akuntansi merupakan sekumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentransformasi menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan ke berbagai pengambil keputusan. Istilah sistem informasi akuntansi mencakup siklus pemrosesan transaksi, penggunaan teknologi informasi, dan pengembangan system.

            System otomatisasi perkantoran terdiri dari teknologi computer memungkinkan pemrosesan berbagai dokumen dan pesan secara elektronik. Teknologi ini terdiri antara lain EDI (electronic data interchange),identifikasi barcode UPC, dan tknologi scanning seperti terminal retail POS(point-if-sale). Just in time(JIT), computer intergrated manufacturing(CIM), dan electronic fund transfer(EFT) juga relevan dengan system respons cepat.

-         KARAKTERISTIK PENGEMBANGAN SISTEM

Analis system melibatkan penyusunan solusi dan evaluasi solusi untuk menyelesaikan masalah system. Analis system menekankan tujuan system secara keseluruhan. Dasar dari analisis ini adalah timbale balik dari tujuan system. Tujuan umum analisis system secara ringkas adalah sebagai berikut:

·        Untuk meningkatkan kaulitas informasi

·        Untuk meningkatkan pengendalian internal

·        Untuk meminimalkan biaya, jika memungkinkan

Tujuan tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain dan kadang kala saling bertentangan. Imbal balik antara kualitas, ekonomis dan manfaat, ataupunantara kemudahan dan realitas, haruslah ditentukan. Kerap kali, evaluasi imbal nalik antar berbagai tujuan harus dilakukan secara subjektif mengingat factor-faktor penentuya banyak yang tidak dapat dikauntifikasikan.

Implementasi system merupakan proses penerapan procedure dan metode yang telah dirancang ke dalam operasi. Implementasi system mencakup pengujian solusi sebelum implementasi, dokumentasi, serta evaluasi system pada saat system tersebut mulai diopersikan untuk memastikan bahwa system berfungsi sesuai dengan yang telah direncanakan.

Pendekatan system merupakan suatu procedure untuk mengadministrasi proyak system. Tujuan pendekatan ini adalah untuk membantu terlaksananya pengembangan system yang efektif dan teratur. Pendekatan system merupakan satu proses yang terdiri dari enam tahap, yaitu:

1.      Menetepkan tujuan system

2.      Menyusun berbagai alternative solusi

3.      Analisis system

4.      Desain system

5.      Implementasi system

6.      Evaluasi system

Tahap pertama adalah menetepakan tujuan system. Untuk mencapai tujuan tersebut, dapat digali berbagai alternative tujuan, apakah tujuan A, B, C atau kombinasi dari alternative tersebut.

Tahap kedua dan seterusnya dari pendekatan system tersebut, masing-masing juga dapat dipandang sabagai satu proses yang melibatkan keenam tahap pendekatan system. Perancangan secara top down [dari atas ke bawah] dengan perbaikan yang terus-menerus merupakan esensi pendekatan system untuk memyelesaikan masalah.

CETAK BIRU PROSES BISNIS

Perusahaan menggunakan cetak biru standar industry atau yang berlaku umum, dan bukannya mendesain sendiri system perusahaannya.

Banyak perusahaan memilih cetak biru karena cetak biru lebih efektif dan efisien dari pada mendesain sendiri system mulai dari nol. Cetak biru memungkinkan perusahaan untuk menghemat tenaga sehingga sumber daya perusahaan dapat lebih memusatkan perhatian pada proses bisnis yang menjadi kunci bagi tercapainya tujuab strategis organisasi.

Perusahaan yang menjadi perintis pendekatan cetak biru adalah SAP. Perusahaan ini mengembangkan mengenai proses bisnis ribuan perusahaan yang dapat dengan mudah di adaptasi dengan kebutuhan konsumen.

PERTIMBANGAN PERILAKU DALAM PENGEMBANGAN SISTEM

Sistem informasi yang baru menyebabkan perubahan relasi kerja antar personel, mengubah deskripsi pekerjaan personel, dan bahkan perubahan struktur organisasi secara formal. Factor teknis, perilaku, situasi, dan personel semuanya harus dipertimbangkan. Kegagalan mempertimbangkan semua hal tersebut dapat menyebabkan output system tidak digunakan oleh pengguna, bahkan sekalipun system tersebut secara teknis baik.

Filosofi perancangan berorientasi pengguna mengindikasikan pentingnya sikap dan pengembangan system yang secara sadar mempertimbangkan seluruh konteks organisasi. Sikap yang teliti dalam perancangan output baik dalam kuantitas maupun format, dapat mengurangi kerepotan penggunaan untuk mengolah data lebih lanjut atau meminta format laporan yang baru setelah system dioperasikan. Output dirancang dengan focus pada kebutuhan pengambil keputusan.

  Referensi : George H.Bodnar William S.Hopwood

Judul buku : SIA(Sistem Informasi Akuntansi) edisi 9