Jumat, 21 Oktober 2011

Siklus Penggajian , Manajemen SDM dan Strategi pengembangan SIA

SIKLUS PENGGAJIAN
Proses penggajian ditentukan oleh hukum dengan sanksi hukuman penjara untuk kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan yang memadai. Pada hokum mana pun, kelalaian tidak dapat diampuni. Adalah tanggung jawab analis system untuk selalu menjaga agar dapat sesuai dengan hukum.
-          PERSONEL
Persone(jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam penggajian perusahaan, melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi semua potongan dari pembayaran. Semua perubahan seperti penambahan atau penghapusan karyawan, perubahan tarif pembayaran atau perubahan level potongan dari pembayaran, harus diotorisasi oleh personel kantor. Fungsi personel berbeda dengan pencatatan waktu dan fungsi penyiapan gaji.
-          PENCATATAN WAKTU
Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunaka laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja (job-time ticket). Pencatatan waktu bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengelola kartu pencatatan waktu atau laporan kehadiran rekonsiliasi data tersebut dengan laporan ringkasan waktu kerja yang diterima dari produksi. Karyawan yang digaji bulanan (salaried empolyee) tidak mengunakaan dasar jam seperti halnya karyawan yang bekerja dengan ukuran jam, jika tidak ada kebutuhan akuntansi akan pencatatan waktu ini, maka diperlukan persetujuan dari supervisor untuk memulai proses penggajian. Jika karyawan digaji bulanan, diperlukan laporan kehadiaran.
-          PENGGAJIAN
Departemen penggajian bertanggung jawab untuk perhitungan sesungguhnya dan menyiapkan penggajian. Data personel diterima dari kantor personel. Laporan kehadiran diterima dari pencatat waktu. Slip gaji dikirimkan ke pengeluaran kas untuk ditanda tangani, ditinjau, dan didistribusikan. Tembusan register penggajian dikirim ke hutang dagang untuk memulai pencatatan suatau voucher penggajian.
·         Penggunaan rekening penggajian imprest secara terpisah untuk slip gaji untuk memudahkan rekosiliasi
·         Rekonsiliasi independen dari laopran bank rekening penggajian
·         Penggunaan master pembayaran master pembayaran independen. Orang yang mendistribusikan pembayaran independen dari personel, pencatat waktu, dan menyiapkan gaji. Personel kantor, departemen pencatat waktu atau departemen penggajian tidak mempunyai akses slip gaji yang dikeluarkan.
-          PERSYARATAN PEMROSESAN PENGGAJIAN
Register atau jurnal penggajian harus dikelola untuk mendokumentasikan gaji sesungguhnya. File-file yang diperlukan untuk laporan pemerintah, table pajak yang digunakan dalam pemrosesan, pension, perencanaan tunjangan kesehatan dan perencanaan yang sejenis merupakan contoh informasi yang diperlukan untuk mendukung prosedure penggajian
            Social security dan aturan pajak lainnya menetaokan beberapa pajak berdasarkan penggajian. Federal insurance Contribution Act (F.I.C.A) menetapkan bahwa karyawan akan memperoleh kontribusi dana yang sama untuk usia tua, keselamatan, cacat, dn tunjangan asuransi rumah sakit untuk setiap individu dan keluarganya.
            Federal Social Security Act dan Federal Unemployment Tax Act menyediakan perencanaan asuransi untuk penggguran. Tunjangan pengagguran disediakan oleh system yang dibuat oleh negra bagian masing-masing. Pendapatan dari pemerintah federal di bawah undang-undang digunakan untuk menutup biaya administrasi Negara bagian dan perencanaan pengagguran federal, sama juga untuk menyediakan tambahan tunjangan bafi pengguran. Banyak negara bagian memiliki perancanaan tariff manfaat yang mengizinkan pengurangan dalam tarif pajak untuk perusahaan yang membuat pencatatan yang tetap. Perusahaan harus memperhatikan potongan pajak yang dikenakan pada semua karyawan. Perbedaaan tampak antar karyawan dengan kontraktor independen.
            Pada akhir setiap kuartal, perusahaan perlu menyimpan pengembalian kuartalan dari form 941 atau 9841A dan membayar saldo pajak yang belum didepositkan. Jika pjak telah didepositkan semuanya, tambahan 10 hari masih diperbolehkan. Pengembalian ini digunakan untuk menutup laba yang ditahan dan pajak F.I.C.A untuk semua karyawan.
MANAJEMEN SDM (SUMBER DAYA MANUSIA)
-           PEMROSESAN SDM PADA SAP R/3
Modul sumber daya manusia pada SAP R/3 termasuk komponen yang menangani tujuan yang telah yang dinyatakan sebelumya secara terintegrasi, pada lingkungan online. Data sumber daya manusia  tersedia segera bagi orang yang telah memiliki otorisasi untuk menggunakan semua data sumber daya manusia secara online. Komponen sumber daya manusia dapet diimplementasikan secara mandiri  ataupun secara terintegrasi dengan modul yang lain, seperti modul perencanaan dan pengendalian produksi atau modul pemeliharaan pabrik.
SAP R/3 terdiri dari dua modul sumber daya manusia. Modul administrasi personel (HR-PA), yang berisi pengelolaan karyawan, seperti detail karyawan , data gaji, dan data kinerja karyawan. Modul perencanaan pengembangan personel (HR-PD) memyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur. Struktur organisasi diwakili dengan hierarki administratif di mana setiap unit pada perusahaan melapor ke unit organisasi pusat. Tipe hubungan hierarki ini dikenal dengan nama orang tua-anak(parent child) atau hubungan subordinasi-orang tua(parent-subordinate relationship). Suatu unit dapat berupa suatu cabang, departemen, tim proyek, dan sebagainya. Setiap unit dilakukan olerh manajer dan setip unit dialokasikan posisinya ke karyawan individual yang ditugaskan. Fungsi lain pada HR-PD meliputi tempat kerja dan deskripsi pekerjaan, informasi perencanaan karier, dan perencanaan shift. Modul ini biasanyadiimplentasikan pada perusahaan pemanufkturan atau jasa dimana karyawan bekerja dengan shift dan memonitor kehadiran adlah opersai manajemen yang kritis. Komponen ini dapat diiplementasikan dengan menggunakan pencatatan waktu positif dan negatif. Pencatatan waktu negatif tidak begitu kompleks karena hanya ada pengecualian saja yang perlu dicatat. Pada pencatatan waktu positif, semua informasi kehadiran dan ketidakhadiran harus dimasukkan. Cara ini memerlukan suatu sistem, misal kartu pecatat waktu atau kartu elektronik, untuk mencatat informasi yang diperlukan.
Komponen penggajian dapat menghitung pembayaran berdasarkan informasi akumulasi kehadiran pada komponen waktu atau berdasarkan jumlah yang tetap per periode pembayaran. Pengurangan untuk pajak, pembayaran medis, dan sebagainya dibuat berdasarkan variasi tipe penggajian yang telah didefinisikan sebelumnya. Penggunaan tipe data yang telah didefinisikan atau cetak biru merupakan karakteristik penting dari sistem ERP seperti SAP R/3.
Komponen biaya perjalanan dari HR-PA digunakan untuk memproses biaya karyawan. Data biaya dimasukkan dan diotorisasi dan membayar jumlah yang benar ke rekening karyawan di bank. Modul ini dapat mencatat detail pelamar dan kemajuan yang telah dibuat dengan memproses lamarannya. Modul ini dapat menghubungkan pelamar dengan sumber yang menyebabkan mereka melamar, seperti iklan di surat kabar. Hal ini memungkinkan manajer sumber daya manusia mengevaluasi efisiensi dari metode rekrutmen yang berbeda.
STRUKTUR DATA SDM
Struktur data memberikan dasar penyimpanan dan manipulasi data. Struktur data sumber daya manusia terdiri dari tiga elemen :
·         Data master sumber daya manusia
·         Organisasi  data sumber daya manusia
·         Tujuan sumber daya manusia


DATA MASTER
Pada banyak proses bisnis, data pada record master sering direferensikan, tetapi jarang diganti. Sebagai contoh, perubahan master data karyawan mengikuti perubahan hidup dan karier yang terjadi.
ORGANISASI DATA
Infotype adalah istilah dalam SAP yang menunjukkan kumpulan field data yang dikelompokkan bersaa-sama untuk ditampilkan. Dalam istilah database, infotype adalah suatu segmen. Infotype yang baru atau yang disesuaikan dengan kebutuhan dapat didefinisikan seperlunya. SAP R/ 3 menawarkan sejumlah infotype yang khusus untuk sistem pajak atau sistem tunjangan dari berbagai negara. Dan mudah
Sistem mempunyai fungsi untuk membuat dan memanipulasi infotype dan juga menampilkannya. Event personel adalah sebuah grup infotype. Event personel secara khusus dirancang untuk digunakan di dalam perusahaan dan mudah disesuaikan dalam R/ 3. Sebagai contoh, event memperoleh tenaga kerja dicatat sebagai transaksi dengan measukkan semua infotype yang diperlukan untuk membuat karyawan yang baru. Sistem juga menghitung tanggal berakhirnya periode percobaan karyawan baru. Sistem juga dapat membuat posisi kosong jika karyawan yang ada dalam posisi itu dipindahkan atau keluar dari organisasi.
OBJEK SDM
Kode untuk objek karyawan adalah “P”. Kode untuk objek pekerjaan adalah “C”. Suatu pekerjaan tidak identik dengan posisi sesungguhnya dalam organisasi suber daya manusia. Kode untuk objek kualifikasi adalah “Q”. Kualifikasi adalah keahlian yang diperlukan untuk suatu pekerjaan, seperti tingkat pendidikan, pengalaman kerja atau kemampuan. Kode untuk unit organisasi adalah “O”. Suatu unit organisasi adalah wilayah atau bagian dari organisasi, seperti departemen akuntansi. Kode untuk objek posisi adalah “S”. Suatu posisi adalah pekerjaan yang diberikan dalam suatu unit organisasi. Kode untuk objek pusat biaya adalah “K”. Data pusat biaya digunakan untuk mendapatkan dan menentukan biaya sumber daya manusia yang terjadi. Sebagai contoh, biaya yang sering dibebankan ke pusat biaya.
STRATEGI PENGEMBANGAN SIA
Sistem informasi akuntansi merupakan sekumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentransformasi menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan ke berbagai pengambil keputusan. Istilah sistem informasi akuntansi mencakup siklus pemrosesan transaksi, penggunaan teknologi informasi, dan pengembangan system.
            System otomatisasi perkantoran terdiri dari teknologi computer memungkinkan pemrosesan berbagai dokumen dan pesan secara elektronik. Teknologi ini terdiri antara lain EDI (electronic data interchange),identifikasi barcode UPC, dan tknologi scanning seperti terminal retail POS(point-if-sale). Just in time(JIT), computer intergrated manufacturing(CIM), dan electronic fund transfer(EFT) juga relevan dengan system respons cepat.
-         KARAKTERISTIK PENGEMBANGAN SISTEM
Analis system melibatkan penyusunan solusi dan evaluasi solusi untuk menyelesaikan masalah system. Analis system menekankan tujuan system secara keseluruhan. Dasar dari analisis ini adalah timbale balik dari tujuan system. Tujuan umum analisis system secara ringkas adalah sebagai berikut:
·        Untuk meningkatkan kaulitas informasi
·        Untuk meningkatkan pengendalian internal
·        Untuk meminimalkan biaya, jika memungkinkan
Tujuan tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain dan kadang kala saling bertentangan. Imbal balik antara kualitas, ekonomis dan manfaat, ataupunantara kemudahan dan realitas, haruslah ditentukan. Kerap kali, evaluasi imbal nalik antar berbagai tujuan harus dilakukan secara subjektif mengingat factor-faktor penentuya banyak yang tidak dapat dikauntifikasikan.
Implementasi system merupakan proses penerapan procedure dan metode yang telah dirancang ke dalam operasi. Implementasi system mencakup pengujian solusi sebelum implementasi, dokumentasi, serta evaluasi system pada saat system tersebut mulai diopersikan untuk memastikan bahwa system berfungsi sesuai dengan yang telah direncanakan.
Pendekatan system merupakan suatu procedure untuk mengadministrasi proyak system. Tujuan pendekatan ini adalah untuk membantu terlaksananya pengembangan system yang efektif dan teratur. Pendekatan system merupakan satu proses yang terdiri dari enam tahap, yaitu:
1.      Menetepkan tujuan system
2.      Menyusun berbagai alternative solusi
3.      Analisis system
4.      Desain system
5.      Implementasi system
6.      Evaluasi system
Tahap pertama adalah menetepakan tujuan system. Untuk mencapai tujuan tersebut, dapat digali berbagai alternative tujuan, apakah tujuan A, B, C atau kombinasi dari alternative tersebut.
Tahap kedua dan seterusnya dari pendekatan system tersebut, masing-masing juga dapat dipandang sabagai satu proses yang melibatkan keenam tahap pendekatan system. Perancangan secara top down [dari atas ke bawah] dengan perbaikan yang terus-menerus merupakan esensi pendekatan system untuk memyelesaikan masalah.
CETAK BIRU PROSES BISNIS
Perusahaan menggunakan cetak biru standar industry atau yang berlaku umum, dan bukannya mendesain sendiri system perusahaannya.
Banyak perusahaan memilih cetak biru karena cetak biru lebih efektif dan efisien dari pada mendesain sendiri system mulai dari nol. Cetak biru memungkinkan perusahaan untuk menghemat tenaga sehingga sumber daya perusahaan dapat lebih memusatkan perhatian pada proses bisnis yang menjadi kunci bagi tercapainya tujuab strategis organisasi.
Perusahaan yang menjadi perintis pendekatan cetak biru adalah SAP. Perusahaan ini mengembangkan mengenai proses bisnis ribuan perusahaan yang dapat dengan mudah di adaptasi dengan kebutuhan konsumen.
PERTIMBANGAN PERILAKU DALAM PENGEMBANGAN SISTEM
Sistem informasi yang baru menyebabkan perubahan relasi kerja antar personel, mengubah deskripsi pekerjaan personel, dan bahkan perubahan struktur organisasi secara formal. Factor teknis, perilaku, situasi, dan personel semuanya harus dipertimbangkan. Kegagalan mempertimbangkan semua hal tersebut dapat menyebabkan output system tidak digunakan oleh pengguna, bahkan sekalipun system tersebut secara teknis baik.
Filosofi perancangan berorientasi pengguna mengindikasikan pentingnya sikap dan pengembangan system yang secara sadar mempertimbangkan seluruh konteks organisasi. Sikap yang teliti dalam perancangan output baik dalam kuantitas maupun format, dapat mengurangi kerepotan penggunaan untuk mengolah data lebih lanjut atau meminta format laporan yang baru setelah system dioperasikan. Output dirancang dengan focus pada kebutuhan pengambil keputusan.
  Referensi : George H.Bodnar William S.Hopwood
Judul buku : SIA(Sistem Informasi Akuntansi) edisi 9

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar